Direktor der Abteilung Logistik und Einkauf - HQ (2023)

Organisation:INTERSOS - Humanitäre Organisation

Standort:

Erhaltung:

Berufsgruppen:

Logistik/Beschaffung

Endgültige Amtszeit:28.04.2023

INTERSOS ist eine unabhängige humanitäre Organisation, die Opfer von Naturkatastrophen, bewaffneten Konflikten und Ausgrenzung unterstützt. Seine Aktivitäten basieren auf den Prinzipien Solidarität, Gerechtigkeit, Menschenwürde, gleiche Rechte und Chancen, Achtung der Vielfalt und Koexistenz, mit besonderem Augenmerk auf die am stärksten gefährdeten Menschen.

Referenzbedingungen

Funktion: Leiter der Abteilung Logistik und Material

Code: 00-6574

Servicestandort: Dakar

Startdatum: 01.05.2023

Vertragslaufzeit: 2 Jahre (Probezeit 6 Monate)

Bericht an: General Manager

Aufsicht über: Regionale Koordinatoren für Logistik und Lieferungen, Global Director of Supplies, Direktor für Logistik und Lieferungen in der Zentrale

Angehörige: Amt außerhalb der Familie

Allgemeiner Kontext des Projekts

INTERSOS ist eine in Italien ansässige humanitäre Organisation, die weltweit arbeitet, um gefährdeten Menschen, Opfern von Naturkatastrophen und bewaffneten Konflikten zu helfen. Mit seinen humanitären Helfern interveniert INTERSOS, um den Bedürfnissen von Menschen in Krisensituationen rechtzeitig und effektiv gerecht zu werden, mit besonderem Augenmerk auf gefährdete Gruppen wie Frauen und Kinder. Bietet Erste Hilfe, Nahrung, Unterkunft, medizinische Versorgung und Grundversorgung. Sie stellt sicher, dass Grundbedürfnisse wie Zugang zu Gesundheitsversorgung, sauberem Wasser und Bildung erfüllt werden. Im Laufe der Jahre hat INTERSOS Aktivitäten in verschiedenen Sektoren durchgeführt, wie z. B. Gesundheitsversorgung, Schutz und Unterstützung, Lagerung und Verteilung von lebenswichtigen Gütern, Wohnen, Wasser und sanitäre Einrichtungen, psychosoziale Unterstützung und Bildung

allgemeiner Zweck der Arbeit

Beteiligen Sie sich an der Definition, Koordination und Umsetzung der Lieferketten-, Logistik- und IKT-Aktivitäten von INTERSOS in den zentralen, regionalen und nationalen Strukturen.

Der Leiter der Abteilung Logistik und Beschaffung ist Teil des Managementteams.

Hauptverantwortlichkeiten und Aufgaben

Allgemein

• Er war an der Definition des strategischen Dreijahresplans von INTERSOS beteiligt, der sich auf die Lieferkette und den Logistikbetrieb konzentrierte, und trug zum strategischen Plan für IT-Infrastruktur und Kommunikation bei.
• Berichten Sie dem Generaldirektor über die laufende Entwicklung der Lieferkette und den Logistikbetrieb sowie über ITC-Aktivitäten und schlagen Sie Neuausrichtungsstrategien vor.
• Bereiten Sie den AAP für die globalen Lieferketten- und Logistikabläufe vor und beteiligen Sie sich an der Definition des jährlichen IKT-Aktionsplans (AAP), des Vorbereitungsplans und der KPIs, die zur Überwachung der Umsetzung erforderlich sind, wobei Sie sich an den strategischen Plan von INTERSOS anpassen und die Reaktionsfähigkeit auf betriebliche Anforderungen sicherstellen . von der Organisation.
• Leitung der Global Procurement Unit und des Headquarters sowie der regionalen Logistik-, Beschaffungs- und IT-Aktivitäten (in Zusammenarbeit mit den Regional Directors).
• Vorbereitung und Kontrolle des jährlichen Logistikbudgets der Zentrale (Rom).
• Beteiligen Sie sich an globalen Foren wie der Logistics Group oder anderen institutionellen Kooperationsmechanismen, um die logistischen Bedürfnisse von INTERSOS zu vertreten und zu koordinierten Ansätzen mit anderen relevanten humanitären Interessengruppen beizutragen. Repräsentiert INTERSOS in Organisationen, denen er angehört, wie Hulo (ehemals RLH Coop) und dem Global Fleet Forum. Schlagen Sie kooperative Logistik- und Supply-Chain-Management-Ansätze für private humanitäre Vereinigungen vor
• Erleichtern Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, um die Verbesserung der Lieferketten- und Logistikbetriebssysteme voranzutreiben und sicherzustellen, dass Richtlinien und Standardbetriebsverfahren eingehalten werden. Unterstützen Sie Initiativen und die Umsetzung von Sonderprojekten, einschließlich des Schreibens von logistikbasierten humanitären Projekten.
• Führen Sie Feldmissionen durch und nehmen Sie an Notfalleinsätzen teil.
• Verwalten Sie die Entwicklung, Überprüfung und Implementierung des Logistik- und Versorgungshandbuchs in der gesamten Organisation und tragen Sie zur Entwicklung des IKT-Handbuchs bei.
• Zusammenarbeit mit relevanten Fachabteilungen bei der Entwicklung, Überprüfung und Umsetzung des Einkaufshandbuchs.
• Mitwirkung bei der Überprüfung, Entwicklung und Implementierung der Logistik-, Versorgungs- und IT-Komponenten des INTERSOS-Managementmodells.
• Implementieren Sie Richtlinien und Verfahren für das Management von Geschäftsrisiken auf Abteilungs- und niedrigerer Ebene des Bereichs.

Lieferketten- und Einkaufsmanagement.

• Überwachen Sie die Gesamtleistung der INTERSOS-Lieferkette und stellen Sie eine effektive und kostengünstige Beschaffungsplanung und -ausführung sicher, indem Sie die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien und -verfahren von INTERSOS und Spendern sicherstellen.
• Arbeiten Sie mit regionalen Büros zusammen, um sicherzustellen, dass die Verfahren für die Lieferkette und den Logistikbetrieb auf regionaler Ebene gut verstanden und koordiniert angewendet werden und dass es einen konsolidierten Ansatz und Teamarbeit gibt, um die Mission zu unterstützen und zu verwalten. Überwachen Sie die Definition einer regionalen und staatlichen Lieferkette, den jährlichen Aktionsplan für den Logistikbetrieb (AAP), den Vorbereitungsplan und die zur Überwachung der Umsetzung erforderlichen KPIs.
• Unterstützen Sie die Organisation bei der Planung von Versorgungsaktivitäten und verbessern Sie die Ausführung des Versorgungsplans durch die Konsolidierung von Plänen mit transversalen Strukturvereinbarungen und zentralisierter internationaler Versorgung.
• Stellen Sie sicher, dass alle Veranstaltungsorte, Regionen und Repräsentanzen über Listen zugelassener Lieferanten verfügen, und stellen Sie auf der Grundlage von Marktklassifikationen sicher, dass die Lieferanten das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und die besten Lieferzeiten bieten und die Vertragsverfahren von INTERSOS einhalten .
• Leiten Sie die Global Supply Unit und arbeiten Sie mit regionalen und nationalen Niederlassungen in internationalen Einkaufsprozessen zusammen.
• Überprüfung und/oder Genehmigung (Prüfung auf Richtigkeit und Einhaltung) aller hochrangigen Akquisitionen, Rahmenverträge, Leasingverträge und anderen finanziellen Verpflichtungen mit hohem Risiko gemäß dem im Beschaffungshandbuch enthaltenen Delegationsplan. Überprüfen Sie die Gesamtvertragsleistung und schlagen Sie Verbesserungen vor.
• Verbinden Sie HQ Logistics mit dem internen Prüfer, um wichtige Risiken anzugehen, Ergebnisse zu prüfen, Beschwerden einzureichen und Minderungsmaßnahmen vorzuschlagen.

Logistik-Informationsmanagement

• Stellen Sie sicher, dass die Daten in der Software INTERSOS Logística (Intersos Management Platform – IMP) gemeldet werden; und andere IT-Software richtig und genau verwendet wird.
• Erstellung eines monatlichen Berichts über die globalen Lieferketten- und Logistikabläufe und Vorlage an das Managementteam.
• Arbeiten Sie mit der Zentrale und dem regionalen Logistikteam zusammen, um sicherzustellen, dass die monatlichen Berichte rechtzeitig eingereicht werden. Stellen Sie den Regionen Überprüfungen, Analysen und Feedback für Verbesserungen zur Verfügung.
• Überwachen Sie die wichtigsten jährlichen Leistungsindikatoren, die festgelegt wurden

IT-Infrastruktur und Kommunikation

In Zusammenarbeit mit dem Koordinator für IKT und Informationsmanagement:

• Stellen Sie sicher, dass INTERSOS über die geeignete IT- und Kommunikationsinfrastruktur und -ausrüstung verfügt, um die INTERSOS-Softwareplattformen und angewandte Sicherheit zu warten, und dass es die Richtlinien und Verfahren einhält. Entwickeln Sie globale Asset-Akquisitionspläne.
• Entwicklung von Software Requirement Specifications (SRS), um aktuelle Software zu verbessern oder neue Tools zu erstellen.
• Unterstützen Sie die weltweite Implementierung der INTERSOS-Software.

Transportmanagement

• Beaufsichtigen Sie die globale INTERSOS-Flotte und stellen Sie die ordnungsgemäße Zuweisung und sichere Nutzung der Flotte sicher. Stellen Sie die Anwendung des INTERSOS-Flottenmanagementmodells, der Verkehrssicherheitsprotokolle und des Markenidentitätshandbuchs sicher.
• Tragen Sie zur Entwicklung nachhaltiger Ansätze im Transportmanagement bei und optimieren Sie die Umweltrichtlinien und Gegenseitigkeitsinitiativen von INTERSOS.

Gebäudemanagement

• Überwachen Sie die Verwaltung von INTERSOS-Einrichtungen (Büros, Stützpunkte, Gästehäuser und Lager), um sicherzustellen, dass Mietverträge und Verträge gemäß den INTERSOS-Beschaffungsstandards abgeschlossen werden und dass Einrichtungen die Richtlinien, die Markenidentität und die INTERSOS-Sicherheitsprotokolle einhalten. Es ist in Abstimmung mit den Sicherheits- und Personalabteilungen dafür verantwortlich, menschenwürdige Arbeits- und Lebensbedingungen in den Missionen zu gewährleisten.
• Identifizieren Sie Lücken und schlagen Sie Verbesserungspläne in Abstimmung mit der Programmabteilung und der Personalabteilung vor.
• Tragen Sie zur Entwicklung nachhaltiger Ansätze im Facility Management bei, rationalisieren Sie die Umweltrichtlinien von INTERSOS und integrieren Sie Gegenseitigkeitsinitiativen.

Personalmanagement

• Regelmäßige Überprüfung und Bewertung der HR-Strukturen und -Rollen in der Organisation mit dem Ziel, die Effizienz und Gesamtverantwortung zu steigern. Führen Sie eine jährliche Überprüfung der Logistikabteilungen der Zentrale, der Region und der Mission durch und arbeiten Sie mit der Personalabteilung der Zentrale und der Regionalbüros zusammen, um Unterstützungsmaßnahmen festzulegen.
• Beaufsichtigen Sie in Zusammenarbeit mit der Zentrale und den Regionalbüros die zentrale, regionale und nationale Logistikrekrutierung. Unterstützen Sie die Wasserhahnmanagement- und Logistikgruppe und fördern Sie wo immer möglich die überregionale Zusammenarbeit.
• Arbeiten Sie mit der Personalabteilung zusammen, um neue Schulungsmaterialien zu entwickeln. Stellen Sie sicher, dass die Logistikabteilung des Hauptsitzes neue wichtige Logistikmitarbeiter an Bord nimmt, indem Sie bei Bedarf Einführungen, Auffrischungskurse und Schulungen zu allen Standard-IT-Tools und SOPs für Lieferketten- und Logistikabläufe organisieren. Erleichtern Sie die Kommunikation und das Cross-Learning in Logistik, Einkauf und IT-HR-Struktur.
• Führen Sie in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung den internen Überprüfungsprozess (IRP) für die Zentrale und regionale Logistik-, Einkaufs- und IT-Mitarbeiter durch und verwalten Sie sie.
• In Abstimmung mit der Personalabteilung wirken Sie unter Ihrer direkten Verantwortung an den Personalprozessen (Einstellung, Schulung, Briefing/Debriefing, Evaluation, Potenzial, Identifikation, Personalentwicklung und interne Kommunikation) der Logistikmitarbeiter mit.
• Es ist verantwortlich für die Unterstützung und Mitwirkung am Entwicklungsprogramm „Praktika“, das von der Personalabteilung verwaltet wird.

Angewandte Sicherheit

• Arbeiten Sie mit dem Senior Security Consultant zusammen, um die Implementierung der INTERSOS-Sicherheitsprotokolle sicherzustellen, nehmen Sie an globalen/regionalen Sicherheitsbriefings und/oder Schulungen für nationale und internationale Beamte teil und überwachen Sie die Durchsetzung. Arbeiten Sie mit dem regionalen Logistik- und Beschaffungskoordinator und dem leitenden Sicherheitsberater der Zentrale zusammen, um den Schulungsbedarf zu ermitteln.
• Eine weitere Delegation der GD Asper fungiert als Dakar-Büroleiter und gesetzlicher Vertreter im Senegal, stellt den reibungslosen Betrieb des INTERSOS Dakar-Zentrums sicher und überwacht das Hilfspersonal und den Bürobetrieb. Erstellung und Kontrolle des Jahresbudgets des Drehkreuzes Dakar.

Profil und Erfahrung erforderlich

Ausbildung

• Studium der Betriebswirtschaftslehre, des Wirtschaftsingenieurwesens oder des Supply Chain and Logistics Management.
• Weiterführende Studien in Humanitärer Logistik, Einkauf und/oder Operations Management gelten als Differenzierungsfaktoren

Erfahrung

• Mindestens 7 Jahre Erfahrung in der Verwaltung und Koordinierung der Logistik im NGO-Sektor, in komplexen/groß angelegten nationalen Programmen und im Zusammenhang mit humanitären/Notfallmaßnahmen.
• Internationale Erfahrung der verschiedenen Stufen der Lieferkette im humanitären Kontext.
• Nachgewiesene Erfahrung in allen technischen Bereichen des Logistikbetriebs, einschließlich Beschaffung, Transport/Verteilung, Lagerhaltung und Bestandsverwaltung, Flottenmanagement, Vermögensverwaltung, medizinische Logistik, Kommunikation und Sicherheit.
• Erfahrung in der Arbeit in abgelegenen Stützpunkten und/oder Konflikt-/Naturkatastrophengebieten mit begrenzter Infrastruktur.
• Erfahrung in der Arbeit mit großen institutionellen Spendern und Kenntnis ihrer Regeln und Vorschriften.
• Erfahrung in der Erstellung von Arbeitsplänen und Budgets sowie in der Verhandlung von Verträgen

berufliche Anforderungen

• Fähigkeit, auf partizipative Weise mit dem Team zusammenzuarbeiten, um Bedürfnisse zu ermitteln, Hilfsmaßnahmen umzusetzen und zu überwachen.
• Fähigkeit, Informationen zu synthetisieren und zu analysieren und klare und fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Starke Planungs-, Management- und Koordinationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, ein erhebliches Arbeitspensum zu organisieren, das aus komplexen und vielfältigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten besteht.
• Erfahrung in der Entwicklung und Implementierung effizienter Logistiksysteme, -verfahren und -richtlinien
• Kenntnisse in der Anwendung/Implementierung von Software/ERP
• Bereitschaft und Fähigkeit zu umfangreichen Reisen innerhalb der Länder.
• Kenntnisse der INTERSOS-Richtlinien und -Verfahren sind von Vorteil.
• Umfangreiche Erfahrung in Aus- und Weiterbildung.

Sprachen

• Vollkommen kompetent in Englisch und Französisch.
• Spanisch wird als Vorteil angesehen.

Persönliche Voraussetzungen

• Starke Organisations- und Problemlösungsfähigkeiten mit einem analytischen Ansatz.
• Fähigkeit, schnell Beziehungen zu einer Vielzahl von Menschen aufzubauen, sowohl intern als auch extern
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Interkulturelles Verständnis und Sensibilität

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